Käyttövihje: Käytettävissä olevat pikanäppäimet (“oikotiet”) listataan työasemassa näppäimellä 'k”. Pikanäppäimillä voidaan mm. hallita puheluita ja ne on erityisesti suunniteltu puhelunvälittäjille sekä muille henkilöille, jotka yhdistävät paljon puheluita (Huom: pikanäppäimet ovat käytettävissä vain koko näytön näkymässä).

Tällä rivillä näytetään kuvasi (jos kuvasi on lisätty palveluun), nimesi sekä soitettaessa näytettävä puhelinnumero. Kuvan lisääminen onnistuu vasemman reunan valikon "Asetusten" kautta ja sen jälkeen valitsemalla "käyttäjätiedot".

Klikkaamalla rivin missä tahansa kohdassa, pääset näytettävän numeron muutosasetuksiin. Voit sulkea muutosasetukset klikkaamalla uudestaan riviä. Valokuvasi voit lisätä joko tämän käyttöliittymän asetuksissa (ratas toiminnevalinnoissa ja "käyttäjätiedot") tai Ring mobiilisovelluksen kautta.

Voit hallita näytettävää numeroa manuaalisesti. Numerolistan valinta asettaa näytettävän numeron ja muuttaa numeronohjauksen manuaaliseksi.

tai tilatiedolla ohjatusti. Valitse: "näytettävän numeron lisäasetukset", jolloin voit muuttaa asetuksia, jonka mukaan näytettävä numerosi on liitetty tilatietoosi. Näkymässä voi myös piilottaa näytettävän numeron kokonaan.

Klikkaamalla riviä, voit muuttaa aktiivista tilatietoa avautuvassa listassa. Voit sulkea muutosasetukset klikkaamalla uudestaan riviä.

a) voit hallita tilatietoa manuaalisesti valitsemalla listasta haluamasi tilatiedon. Rivin uudelleen klikkaaminen palauttaa tilan takaisin oletustilaan "tavoitettavissa". Voit myös valita itse “tavoitettavissa”, mikä poistaa muun tilan.

Tästä syntyy ns. kiinteä tilatieto, joka pitää erikseen poistaa, joko klikkaamalla riviä uudestaan tai valitsemalla “tavoitettavissa”.

 

b) ajastetusti "tilatiedon lisäasetukset" -valinnan kautta voit tehdä ajastettuja merkintöjä, jossa merkinnällä on aina alku- ja päättymisajankohta. Merkintä poistuu automaattisesti, kun aika on kulunut loppuun.

 

Tähän kenttään voit kirjoittaa kaikissa tilatiedoissa näkyvän lisätiedon työtovereille. Mikäli kenttään on lisätty teksti, se näytetään aina kaikissa tilatiedoissa. Tämä tieto näytetään, vaikka olisit merkinnyt erikseen ajastettuun tilatietoon tilatietokohtaisen merkinnän. Mikäli tämä tieto on tyhjä, silloin näytetään työtovereille tilatietokohtainen lisätieto.

 

Painikkeen alta löytyvät numerovalintanäppäimistö. Voit myös kirjoittaa tekstiä tai puhelinnumeron suoraan syöttökenttään, mikäli henkilö on Ringin puhelinluettelossa, näet hakutuloksen.

Vihje: voit aloittaa puhelun Ring käyttöliittymästä, vaikka päätelaitteenasi on matkapuhelin. Palvelu soittaa ensin linjan auki sinulle ja sitten valitsemaasi numeroon. Sinun pitää vain vastata puheluun matkapuhelimestasi.

Voit tehdä hakuja osoitekirjasta kirjoittamalla suoraan hakukenttään. Voit tarkentaa osumia kirjoittamalla esimerkiksi sukunimen ja tittelin. Organisaation pääkäyttäjä tai puhelunvälittäjä -lisenssin omaava pystyy tarkentamaan osoitekirjan tietoja. Haku on siis ns. elastinen, eli voit kirjoittaa vaikka vain useiden hakusanojen osia ja erottaa ne välilyönnillä.

Ring käyttöliittymässä on useita välilehtiä, jotka suodattavat yhteystietoja ja/tai palveluita omille välilehdilleen. Mikäli yhteystietoja on paljon, tehokkain tapa hakea henkilöitä on hakukentän kautta.

Kun olet lisännyt yhdenkin kontaktin suosikiksi, etusivun näkymä aukeaa aina suosikit-välilehdelle.

Mikäli puhekupla -ikoni on vihreä, on käyttäjällä Ringin käyttöliittymä aktiivisena (älypuhelinsovellus / työasemassa avoinna). Voitte näinollen käydä Ringin sisäistä pikaviestintää.

Vihje: Ring palvelu mahdollistaa tekstiviestien lähettämisen henkilölle myös lyhytnumeroilla saman vaihteen sisällä. Nämä viestit toimitetaan kuitenkin aina vain vastaanottajan matkapuhelimeen.

Huom: Jos viesti lähetetään yritysnumeroon, viesti toimitetaan sekä käyttöliittymään että käyttäjän matkapuhelimeen, mikäli yritysnumerotekstiviestipalvelu on aktivoituna/tilattuna. Matkapuhelinnumeroon lähetetyt viestit välitetään vain kyseiseen matkapuhelinpäätelaitteeseen.

Avaamalla henkilön kontaktikortin, voit katsella henkilön tarkempi tietoja ja lisätä hänet vaikkapa suosikiksi tai VIP -henkilöksi. Kuvassa näkyy myös vaihteenhoitajalle vain näytettäviä osioita.

Huom: Ulkoisissa kontakteissa, sarjoissa/ryhmissä ja palvelun sisäisissä ”palvelunumeroissa” on rajoitetumpi määrä tietoa ja valintoja.

Vihje: Jotta palvelun ulkopuolisen henkilön voi lisätä suosikiksi tai VIP-listalle, henkilö pitää lisätä ensin henkilökohtaiseen hakemistoon. Lisätäksesi uuden ulkopuolisen kontaktin mene edellisessä kohdassa mainituille välilehdille kohtaan  ”henkilökohtainen”, sen jälkeen voit sivun otsikon nuolesta lisätä uusia yhteyshenkilöitä. VIP-listan soittaja ohittaa kaikki palvelut ja soitonsiirrot. Jos puhelin on varattu, niin puhelu päätyy puhepostiin.

Puheluhistoriaa voit tarkastella joko kaikkia puheluita -listana tai erikseen valita vain esimerkiksi vastaamattomat puhelut tai siirtyneet puhelu. Käyttöliittymästä voi tarkastella siis mihin puhelu on siirtynyt ja/tai miksi puhelu on päättynyt ennen vastaamista (esim. "soittaja peruutti puhelun" ennen vastausta)

Yksittäisen puhelutapahtuman kohdalla voit myös valita oikeasta reunasta vaikkapa kontaktin tietojen tarkemman tarkastelun tai ulkoisen kontaktin kohdalla jopa lisätä tämä omaan Ringin osoitekirjaan henkilökohtaiseen hakemistoon. Voit myös esim. kopioida kontaktin puhelinnumeron tietokoneen leikepöydälle tai lähettää tekstiviestin henkilölle.

Vihje: Voit poistaa kontaktit puheluhistoriasta valitsemalla ylempää ”poista kaikki”.

Vihje2: Viemällä hiiren kuvakkeen päälle, näet toiminteen selityksen.

Puhepostinäkymässä voit hallita puhepostiviestejäsi: Kuunnella ja poistaa niitä, asettaa niitä kuunnelluiksi tai kuuntelemattomattomaksi, tai soittaa suoraan viestin jättäjälle. Mikäli teet muutoksia käyttöliittymässä puhepostiin, muutokset vaikuttavat myös itse puhepostilaatikon sisältöön. Mikäli sinulla on aktivoituna puheluntallennuspalvelu, jossa käynnistät itse tallennuksen, tallenne toimitetaan puhepostilaatikkoosi. Tallenteen maksimipituus on 2 tuntia ja niitä voi olla yhdessä puhepostiviestien kanssa maksimissaan 20 kappaletta. Puhepostissa voi olla enintään 20 viestiä ja puhepostiviestin maksimipituus on 2 minuuttia.

Vihje: puhepostin otsikon asetuksissa voit määrittää mm. lähetetäänkö puhepostiviesti myös sähköpostin liitteenä (käyttäjätunnuksen tulee olla silloin sähköpostiosoitteesi, organisaation pääkäyttäjä voi muokata tuon tiedon Oma Elisassa)

Viestit- näkymässä voit lähettää Ring palvelun sisäisiä pikaviestejä. Pikaviestit ovat päästä-päähän salattuja.

Voit lähettää sovelluksesta tekstiviestejä. Määrittele vastaanottaja -kenttään matkapuhelinnumero ja aktivoi valinta. Voit lisätä useamman vastaanottajan vastaavalla tavalla. Sen jälkeen kirjoita viesti ja lähetä. Huom! Tekstiviesteihin tulevat vastaukset menevät vain matkapuhelimeesi, eivätkä näy Ringin työasemasovelluksessa.

Asiakaspalvelija -näkymän alla näytetään tietoja asiakaspalvelusarjoista, joiden jäsenenä toimit. Painike näkyy vain, jos olet jonkin sarjan jäsenenä. Voit kirjautua kaikkiin tai yksittäisiin sarjoihin täältä.

Ryhmät -näkymästä näet omien vastausryhmien perusmääritykset. Näet tämä vain, mikäli sinä olet jonkin Vastausryhmän jäsen. Voit tarkastaa yksittäisen vastausryhmän aktiivisuustilan klikkaamalla ryhmän palkkia. Jäsen, joka voi vastaanottaa puheluita, näkyy listalla ”tavoitettavissa” ja vihreällä merkinnällä korostettuna.

Pääset tarkastelemaan omia soitonsiirtojasi tästä näkymästä. Voit aktivoida ja tarkastella olemassa olevia sääntöjä valinnoista sekä halutessasi voit lisätä uuden säännön ”Lisää uusi” -valinnasta.

Muut Ringin puhelupalvelut -osio

Pudotusvalikosta voit myös valita Ringin eri palveluiden tilan omalla kohdallasi.

Soitonsiirtoasetusten avulla voit ohjata puhelusi soimaan haluamassasi paikassa/liittymässä. Voit automatisoida siirtosi aktivoitumisen tilatietosi perusteella, jolloin muuttamalla tilatietoa puhelut siirtyvät automaattisesti.

Assistenttipalvelu on erikseen tilattava palvelun lisäominaisuus, joten et näe näitä valintoja, ellei palvelua ole tilattu sinulle. Assistenttipalvelun avulla voit hallita puheluidesi ohjausta ja määrittää miten ne hälyttävät omassa ja/tai assistenttisi puhelimessa. Lisäksi voit määritellä, näytetäänkö assistentille sinun lankanumeroasi vai soittajan numeroa. Näyttämällä lankanumeroasi assistentti tietää numeron perusteella ketä soittaja tavoittelee, jos usean henkilön puhelut on ohjattu samalle assistentille.

Puhepostisäännöillä hallitset puheluiden ohjautumista vastaajaasi. Palvelussa on normaalisti päällä kaksi oletussääntöä: jos puhelimesi ei ole verkossa, tai et vastaa puheluun 40 sekunnissa, puhelu menee puhepostiin. Oletussäännöt voivat kuitenkin olla muita, yrityksesi Ring pääkäyttäjä on ne määrittänyt. Oletussääntöjä et voi muuttaa tai poistaa, mutta voit kytkeä ne päälle tai pois päältä.

Itse luomiasi sääntöjä voit luoda, muuttaa, poistaa tai kytkeä päälle tai pois päältä. Jos teet itse sääntöjä, ei-vastaa säännössä 30-45 sekuntia on järkevä aika. Lyhyempi aika voi tarkoittaa, että et läheskään aina ehdi vastaaman puheluun, tai välitetyn puhelun palautuminen vaihteeseen ei toteudu. Merkittävästi pitempi aika tekee sen, että soittajat eivät jaksa odottaa puhepostiin päätymistä. Pitkässä ajassa matkapuhelinverkko lopulta katkaisee vastaamattoman puhelun ennen kuin se siirtyy puhepostiin.

Tavoitettavissa-palvelu on erikseen tilattava lisäpalvelu. Palvelua kutsutaan myös ”lomavastaajaksi”, mutta Ringin palvelu on monipuolisempi kuin perinteinen lomavastaaja. Palvelua voi, ja on suositeltavaa, käyttää päivittäisessä työssä esim. soitonsiirtojen sijaan, mikäli työnkuvasi tämän mahdollistaa. Palvelussa on kaksi eri asetuskulmaa:  valikosta määritetään miten itse palvelutapahtuma toimii. Toisaalta säännöllä luodaan määritykset, missä tilanteissa tavoitettavissa-palvelu reagoi puheluun.

Kun aktivoit puhelun jonotuksen, sinulla voi olla kaksi puhelua jonossa, kunnes vapaudut. Asetuksissa näytetään organisaatiotasoinen asetus jonotuksen maksimiajasta sekä maksimi jonottajien määrä. Jonottajien määrä on vakio nykyisessä Ring versiossa. Asetuksien kautta voit kuunnella nykyisen oletusviestin tai halutessasi nauhoittaa henkilökohtaisen viestin sen tilalle.

Soittajan valinnassa soittaja kertoo ensin nimensä ja vasta sitten puhelua tarjotaan sinulle. Puhelun saapuessa kuulet soittajan ilmoittaman nimen ja voit vielä ääniohjeiden perusteella päättää mitä haluat puhelulle tehdä. Tyypillisesti soittajan valinta on linkitetty poissaolopalveluun, mutta sitä voidaan käyttää myös itsenäisenä palveluna suoraan johonkin palvelun tilatietoon linkitettynä, vaikka sinulla ei olisi poissaolopalvelua käytössä.

Takaisinsoittopalvelussa voit antaa soittajalle mahdollisuuden pyytää takaisinsoittoasi, kun vapaudut. Takaisinsoitto sisältää myös kalenteriohjauksen käyttämisen, joten sen voi kiinnittää tilatietoosi kuten muutkin saapuvien puheluiden säännöt. Voit siis saapuvien puheluiden säännöissä (ja asetuksissa) määritellä annetaanko soittajalle mahdollisuus pyytää takaisinsoittoa. Puheluasetuksien muuttaminen voi olla tarpeellista, koska takaisinsoittovalikko soittajalle aktivoituu vain, jos vastaanottajalla ei ole vapaita rinnakkaisia päätelaitteita, muita soitonsiiroja aktiivisena eikä koputus ole päällä.

Estolistalla olevat soittajat eivät voi soittaa sinulle. Mikäli olet lisännyt jonkin numeron tai numerosuunnan estolistalle, soittaja saa soittaessaan vain varattu-äänen ja puhelu katkeaa. Voit estää kokonaisia numerosuuntia määrittelemällä estetyksi vaikka kokonaan jonkin ulkomaansuunnan, esim. +44 estolla estät sinulle soittamisen kokonaan Iso-Britanniasta.

Asetukset osioon on koottu Ring -palveluun liittyviä asetuksellisia toiminnot. Osa näistä on jo edellä listattuna.

Valinta kirjaa sinut ulos ohjelmasta ja joudut kirjautumaan seuraavalla kerralla uudestaan. Tämä on tietoturvaominaisuus, jos käytät ohjelmaa esimerkiksi yhteiskäyttöisellä koneella. Mikäli haluat käyttöliittymän muistavan kirjautumisesi, niin sulje käyttöliittymä oikean ylänurkan ruksista tai vain sammuta koneesi. Käyttöliittymä muistaa oletusarvoisesti kirjautumisen 7 päivän ajan.

Huom: Joidenkin organisaatioiden tietoturvapolitiikan mukaisesti selaimen muisti tyhjennetään, kun selain suljetaan. Tällöin myös selaimen ns. evästeet poistetaan ja joudut aina kirjautumaan uudestaan.